Обработка первичных бухгалтерских документов

Закон «О бухгалтерском учете и отчетности», принятый в РБ, говорит об обработке первичных бухгалтерских документов следующим образом: факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, который имеет юридическую силу и оформляется ответственным исполнителем вместе с иными участниками операции.

Первичный бухгалтерский документ создается в момент совершения операции или сразу же после неё — далее он поступает в бухгалтерию, где его тщательно проверяют, вносят в базу данных или отражают на счетах учета. На сегодняшний день первичные документы, в основном, формируются в базе учета, откуда они берутся для распечатки в случае необходимости. При этом обработка первичных бухгалтерских документов на крупных предприятиях осуществляется по определенному графику, в котором расписано, когда и какие бумаги сдаются в бухгалтерию.

Распечатанные первичные документы сверяются в базе данных, а после их подшивают в папки для хранения – в хронологическом порядке. В таком виде они помещаются в архив, где и хранятся определенное время — согласно инструкциям по делопроизводству и архивированию, в которых указаны сроки хранения разных типов документов. По истечении прописанных сроков документы подлежат уничтожению или утилизации.

Таким образом, бухгалтер, который занимается обработкой первичной бухгалтерской документации в компании, должен:

• Принять все первичные документы в полном объеме и сгруппировать их в соответствии с видами хозяйственной деятельности;
• Внести все необходимые данные в регистры бухгалтерского учета, а после на их основании сформировать бухгалтерский и налоговый отчет.

Обработка бухгалтерских документов подразумевает их составление по типовым формам, которые утверждены в Министерстве финансов Республики Беларусь (Национальным банком РБ – для банков) или в республиканских органах госуправления, которые подчинены Совету Министров РБ.

На сегодняшний день существует ряд обязательных форм, утвержденных госорганами, уполномоченными Советом Министров Республики Беларусь, согласно постановлению № 360 от 24.03.2011.

Перечень первичных учетных документов

Утвержденные Министерством финансов РБ:

1. Товарно-транспортная накладная

2. Товарная накладная

3. Приходный кассовый ордер

4. Расходный кассовый ордер

5. Акт о приеме-передаче основных средств

6. Акт о приеме-передаче нематериальных активов

Утвержденные Министерством архитектуры и строительства:

1. Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ

2. Акт о передаче не завершенного строительством объекта

3. Акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры

Остальные формы предприятия разрабатывают самостоятельно или берут за основу рекомендуемые образцы. При этом такие документы должны в обязательном порядке содержать следующие реквизиты:

• Порядковый номер документа, место и дата его составления, а также его наименование;
• Название организации, инициалы и фамилия руководителя или индивидуального предпринимателя;
• Содержание хозяйственной операции, основания для ее совершения, оценка операции в денежных, количественных и натуральных показателях;
• Должность всех лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции, а также за правильность её оформление (ФИО и личные подписи).

При обработке первичных бухгалтерских документов могут понадобиться и другие реквизиты – это зависит от системы обработки данных, а также от специфики хозяйственных операций. Перечень лиц, обладающих правом подписывать первичные бухгалтерские документы, должен быть в обязательном порядке согласован с главным бухгалтером, а после утвержден руководящим составом организации.

Обработка бухгалтерских документов подразумевает, что все операции, которые связаны с поступлением или же выплатой денежных средств, должны быть заверены подписью руководителя организации, бухгалтером и прочими уполномоченными лицами. Первичный учетный документ, как правило, составляется в момент, когда совершается операция. Если же это невозможно – то сразу же после её завершения. Лица, которые составляют и подписывают документ, должны обеспечить качественное его оформление, а также его передачу в оговоренные сроки для полноценного отражения в бухгалтерском учете. Также они несут ответственность за достоверность предоставленных данных.

К основным используемым первичным учетным документам относятся:

• Акты выполненных работ;
• Товарные и товарно-транспортные накладные,
• Расчетно-платежные ведомости;
• Расходные и приходные кассовые ордеры;
• Счет-фактуры;
• Накладные на внутренние перемещения;
• Платежные поручения;
• Дефектные ведомости;
• Выписки из банковских счетов;
• Товарные чеки;
• Приходные и расходные ордеры;
• Командировочные удостоверения, путевые листы;
• Карточки, предназначенные для учета основных средств.
• Прочие документы.

Если вы не уверены, что сможете самостоятельно обеспечить для своего бизнеса правильную обработку первичных бухгалтерских документов, вы можете обратиться за помощью в нашу компанию и заказать ведение бухгалтерского учета на выгодных условиях. Мы позаботимся о том, чтобы вся документация, касающаяся вашей финансово-хозяйственной деятельности, была оформлена правильно и в соответствии с законодательством.