Министерство финансов и Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь выпустили совместное разъяснение по вопросам документального оформления реализации физическим лицам товаров, подлежащих прослеживаемости. Разъяснение особенно актуально для организаций и индивидуальных предпринимателей, которые продают такие товары физическим лицам с доставкой или непосредственно со склада.
Главный принцип заключается в том, что при операциях, связанных с оборотом прослеживаемых товаров, применяются электронные накладные. При этом физические лица не являются участниками электронного документооборота. Поэтому порядок оформления зависит прежде всего от того, каким способом товар передается покупателю.
Когда требуется электронная накладная
К операциям, связанным с оборотом прослеживаемых товаров, относятся, в частности, отгрузка и получение товаров при реализации, передача товаров по отдельным договорам, использование товаров в производстве и их транспортировка. При использовании электронных ТТН и ТН оформлять аналогичные документы на бумаге не требуется.
При этом необходимо разделять требования для целей бухгалтерского учета и требования системы прослеживаемости. Для бухгалтерского учета хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами. Даже если товар реализуется физическому лицу и ТТН-1 или ТН-2 в определенных случаях можно не оформлять, при реализации прослеживаемого товара должен быть составлен первичный учетный документ с необходимыми реквизитами.
Продажа с доставкой покупателю
Если продавец доставляет прослеживаемый товар физическому лицу через оператора почтовой связи, оформляется ЭТТН либо ЭТН в зависимости от способа доставки товара до объекта почтовой связи. При этом грузополучателем в электронной накладной указывается сам продавец. В документе отражаются сведения о пункте погрузки и пункте разгрузки, а также информация о транспортировке.
В дополнительных полях электронной накладной продавец может указать сведения о покупателе-физическом лице, включая его фамилию, имя, отчество и место нахождения либо населенный пункт. При передаче товара оператору почтовой связи в документе указываются сведения, подтверждающие принятие товара к доставке.
Если доставка осуществляется собственными силами продавца либо с привлечением автомобильного перевозчика, продавец также оформляет ЭТТН или ЭТН. В качестве места разгрузки указывается место нахождения покупателя либо населенный пункт. При отсутствии GLN конкретного места разгрузки допускается использование общественного GLN.
Отдельно Минфин и МНС обращают внимание на статус перевозчика: он может участвовать в электронном документообороте, если между соответствующими сторонами достигнуто соглашение. Однако такая возможность не означает обязанности перевозчика становиться участником электронного документооборота.
При использовании экспедитора продавец оформляет ЭТТН или ЭТН в адрес экспедитора либо применяет порядок, предусмотренный для доставки с привлечением перевозчика.
Если физическое лицо забирает товар со склада
Для ситуации, когда прослеживаемый товар непосредственно передается физическому лицу со склада продавца, электронная накладная в рамках системы прослеживаемости не составляется. В разъяснении это связано с отсутствием оборота товаров в рамках Указа № 496.
Отдельно рассматривается транспортировка товаров, уже реализованных физическим лицам в розничной торговле. Поскольку товар в этот момент принадлежит физическому лицу, ЭТТН и ЭТН могут не использоваться в соответствии с предусмотренным законодательством исключением.
Что необходимо проверить бизнесу
Предпринимателям и организациям, реализующим прослеживаемые товары физическим лицам, целесообразно заранее определить порядок оформления документов для каждого используемого способа передачи товара.
Практически следует:
- определить, относится ли реализуемый товар к товарам, подлежащим прослеживаемости;
- определить, осуществляется ли передача товара со склада, доставка собственной службой, перевозчиком, экспедитором или через оператора почтовой связи;
- настроить оформление ЭТТН и ЭТН в тех случаях, когда они необходимы;
- проверить правильность указания мест погрузки и разгрузки и соответствующих идентификаторов;
- обеспечить оформление первичного учетного документа для целей бухгалтерского учета;
- отдельно определить порядок подтверждения получения товара физическим лицом;
- проверить взаимодействие с перевозчиками и экспедиторами и при необходимости согласовать порядок электронного документооборота;
- не оформлять одновременно бумажные ТТН и ТН там, где законодательство предусматривает использование электронных документов вместо них.
Итог
Разъяснение Минфина и МНС показывает, что при продаже прослеживаемых товаров физическим лицам порядок оформления зависит не только от самого факта продажи, но и от способа передачи и доставки товара. Поэтому бизнесу важно разделять требования бухгалтерского учета и требования системы прослеживаемости.
Особое внимание следует уделить операциям с доставкой: в зависимости от используемой схемы оформления различается порядок создания электронной накладной и указания в ней участников и мест транспортировки. Своевременная настройка документооборота позволит избежать ошибок при оформлении операций и обеспечить корректное отражение реализации в учете.
Отказ от ответственности: данный материал подготовлен в информационных целях на основании представленного разъяснения Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь. Материал не является индивидуальной юридической, бухгалтерской или налоговой консультацией. Для определения порядка оформления конкретной хозяйственной операции необходимо учитывать ее фактические обстоятельства и применяемый порядок документооборота.